Obtenir un état descriptif de division

Si vous êtes copropriétaire, consultez votre dossier d’acquisition et, si vous y avez accès, l’espace documentaire du syndic. L’extranet d’un syndic professionnel comprend notamment le règlement de copropriété, l’EDD et leurs modificatifs publiés. Sans accès à cet espace, ou si une pièce manque, demandez-la directement au syndic en indiquant les lots concernés. Le notaire ayant reçu votre acte peut aussi vous orienter ; précisez la date de l’acquisition et votre qualité, car la communication des actes de l’office reste soumise au secret professionnel.

Si vous préparez une acquisition, demandez les pièces au vendeur ou au professionnel chargé de la vente. Pour les ventes d’immeubles d’habitation en copropriété concernées, le règlement, l’EDD et leurs modificatifs publiés font partie des documents remis à l’acquéreur, sous les exceptions prévues par les textes. Voir les documents de vente sur Service Public.

Si vous êtes locataire, adressez-vous au bailleur ou à son gestionnaire. Les extraits du règlement remis pour un bail d’habitation principale concernent notamment la destination de l’immeuble, l’usage des parties privatives et communes et les quotes-parts de charges du logement. Ils ne correspondent pas nécessairement à un EDD complet ni à l’accès documentaire d’un copropriétaire. Voir les documents remis au locataire.

L’EDD identifie l’immeuble et ses lots, auxquels il attribue des numéros pour les besoins de la publicité foncière. Le règlement définit notamment la destination et les conditions d’usage des parties privatives et communes, ainsi que l’administration des parties communes. Les deux peuvent figurer dans le même acte.

Pour reconstituer votre dossier, réunissez :

• l’EDD et le règlement initiaux ;
• les modificatifs concernant les lots ou les dispositions recherchés ;
• les tableaux et plans auxquels les actes renvoient ;
• votre titre, qui identifie les lots acquis.

Les actes initiaux et leurs modificatifs se lisent ensemble : une copie ne fournit pas automatiquement une version consolidée de tous les changements.

Une division ou une réunion a pu changer les numéros. Suivez leur correspondance dans les modificatifs plutôt que de vous arrêter au premier tableau retrouvé. Le numéro de porte de l’appartement ne remplace pas le numéro de lot de l’acte.

Dans cet exemple fictif, un titre désigne le lot 12, un appartement, et le lot 27, une cave. Le propriétaire recherche les deux désignations et les modificatifs éventuels. L’achat de ces deux lots par la même personne ne les réunit pas juridiquement en un seul.

De même, une quote-part de 85/1 000 dans les parties communes ne signifie pas 85 m². Elle ne permet pas non plus d’appliquer automatiquement 8,5 % à toutes les dépenses : il faut consulter les catégories de charges et leurs clés de répartition.

Si votre projet est de transformer les lots plutôt que de retrouver leur description, consultez la page Modificatif de copropriété. Pour organiser pour la première fois un immeuble en lots, le besoin relève de la mise en copropriété.

Le service de publicité foncière (SPF) du lieu de l’immeuble délivre à tout usager les copies des documents publiés qu’il conserve, dont les EDD et règlements. En Moselle, dans le Bas-Rhin et le Haut-Rhin, adressez-vous au bureau du livre foncier compétent : le parcours SPF ci-dessous ne se transpose pas à ces départements.

Le choix du formulaire dépend de la période de publication du document, non de l’âge du bâtiment. Un modificatif récent concernant un immeuble ancien relève ainsi de la documentation depuis 1956.

Pour un document publié depuis le 1er janvier 1956 :

• Si vous connaissez ses références de publication, demandez directement la copie avec le formulaire 3236-SD. Votre titre peut indiquer la date, le volume, le numéro et le service concerné.
• Si elles manquent, le formulaire 3233-SD de renseignements permet de les rechercher en identifiant le bien ou les personnes concernés. Cette demande, payante, est distincte de la demande de copie qui suit.

Envoyez ou déposez la demande au SPF compétent. Le formulaire prévoit un exemplaire pour une réponse par courriel, deux pour une réponse postale : choisir le courriel pour recevoir les pièces ne signifie pas que toute la démarche s’effectue en ligne.

Pour la documentation antérieure à 1956, utilisez le 3231-SD pour une copie. Le 3230-SD permet de rechercher les références au nom d’une personne, mais n’est pas un préalable obligatoire à toute copie : la notice prévoit aussi des demandes 3231-SD sans références. Si les pièces ont été transférées, le SPF indique les archives départementales à consulter. La notice DGFiP de février 2026 détaille ces démarches et leurs tarifs.

Cette recherche porte sur les documents publiés et conservés, pas sur tous les plans de travail ou dossiers privés relatifs à l’immeuble.

Le formulaire DGFiP 3236-SD de février 2026 prévoit 30 € par copie d’EDD, de modificatif ou de règlement de copropriété demandée avec ses références. Ce montant ne correspond pas au prix global d’un dossier comprenant plusieurs documents. Le formulaire distingue les frais d’expédition : 2 € par document pour un envoi postal, aucun pour un envoi par courriel. Consulter le formulaire et son tarif.

Ces sommes rémunèrent la délivrance de copies par l’administration. Elles ne fixent ni les frais éventuels d’un autre détenteur ni les honoraires d’une mission du cabinet, et ne comprennent pas une demande de renseignements préalable.

Vous avez retrouvé les actes, mais leur description ne semble pas correspondre aux locaux ? Un modificatif manquant peut expliquer cet écart ; il ne faut pas en déduire immédiatement qu’un nouvel acte ou un mesurage est nécessaire. Vous pouvez nous présenter la situation et les pièces disponibles pour identifier ce qui reste à examiner.